Nach 18 Monaten intensiver Nutzung von n8n teile ich hier meine ehrlichen Erfahrungen mit diesem Automatisierungstool – die Höhen, die Tiefen und warum ich nie wieder zurück zu Zapier wechseln würde.

Wie alles begann – Der Wechsel von Zapier zu n8n

Vor etwa zwei Jahren stand ich vor einem Problem, das wahrscheinlich viele von euch kennen: Meine Zapier-Rechnung wurde immer teurer. Was mit 30 Euro im Monat begonnen hatte, war auf über 200 Euro angewachsen. Gleichzeitig fühlte ich mich immer eingeschränkter – komplexere Workflows waren nur mit teuren Premium-Features möglich, und bei jedem Update hatte ich Angst vor zusätzlichen Kosten.

Dann stieß ich auf n8n. Anfangs war ich skeptisch – ein kostenloses Tool, das die gleichen Funktionen bieten sollte wie Zapier? Das klang zu schön, um wahr zu sein. Heute, 18 Monate später, kann ich sagen: Es war eine der besten Entscheidungen, die ich für mein Business getroffen habe.

Der erste Eindruck – Setup und Lernkurve

Ich werde ehrlich sein: Der Einstieg in n8n war nicht ganz so smooth wie bei Zapier. Während Zapier sofort funktioniert, musste ich bei n8n erst einmal verstehen, wie die Self-Hosting-Option funktioniert. Mit Docker und etwas Geduld hatte ich n8n aber innerhalb einer Stunde auf meinem Server laufen.

Die Benutzeroberfläche fühlte sich vertraut an – ähnlich wie bei anderen visuellen Workflow-Tools. Was mich sofort begeisterte: Kein Limit bei den Workflows, keine versteckten Kosten für „Premium Nodes“, und ich konnte so komplex werden, wie ich wollte.

Mein erster Workflow

Mein erster n8n-Workflow war simpel: Neue Leads aus einem Webformular automatisch in mein CRM übertragen. Bei Zapier hatte mich das 5 Zaps gekostet (wegen der Multi-Step-Verarbeitung), bei n8n war es ein einziger Workflow mit mehreren Nodes. Das Beste: Ich konnte JavaScript-Code direkt einbauen, um die Daten zu bereinigen – ohne Extra-Kosten.

Wo n8n wirklich glänzt – Meine Top-Erfahrungen

1. Kosteneffizienz – Das offensichtliche Plus

Meine monatlichen Kosten für Automatisierung sind von 200+ Euro auf effektiv 0 Euro gesunken. Ich hoste n8n auf einem 10-Euro-VPS, was auch noch andere Services übernimmt. Diese Ersparnis von über 2000 Euro pro Jahr macht einen enormen Unterschied für ein kleines Business.

2. Technische Flexibilität – Ein Gamechanger

Was mich bei Zapier oft frustriert hat: Ich war auf die vordefinierten Aktionen angewiesen. Bei n8n kann ich JavaScript-Code direkt in den Workflow einbauen. Brauche ich eine spezielle Datenverarbeitung? Kein Problem. Will ich eine Custom-API ansprechen? Funktioniert ohne externe Tools.

Ein konkretes Beispiel: Ich automatisiere die Verarbeitung von E-Commerce-Bestellungen. Bei Zapier hätte ich mehrere teure Zaps gebraucht und wäre trotzdem an Grenzen gestoßen. Mit n8n habe ich einen einzigen Workflow, der Bestellungen validiert, Inventar prüft, Rechnungen generiert und Versandetiketten erstellt – alles mit Custom-Logic, die exakt zu meinen Anforderungen passt.

3. KI-Integration ohne Zusatzkosten

2024 habe ich angefangen, KI in meine Workflows zu integrieren. Bei anderen Tools hätte das bedeutet: Noch mehr Abonnements, noch höhere Kosten. n8n hat native OpenAI-Nodes, und ich bezahle nur die direkten API-Kosten – keine Markup-Gebühren, keine monatlichen KI-Feature-Kosten.

Mein Content-Workflow nutzt GPT-4 zur automatischen Optimierung von Blog-Posts für verschiedene Social-Media-Kanäle. Das wäre mit traditionellen Tools entweder unmöglich oder unbezahlbar gewesen.

Die Herausforderungen – Wo n8n (noch) schwächelt

Lernkurve für komplexe Workflows

Seien wir ehrlich: n8n ist mächtiger als Zapier, aber auch komplexer. Während ich bei Zapier linear von A nach B nach C gedacht habe, muss ich bei n8n mehr systemisch denken. Für jemanden ohne technischen Hintergrund kann das anfangs überfordernd sein.

Mein Tipp aus der Erfahrung: Startet mit einfachen Workflows und arbeitet euch langsam vor. Die n8n-Community ist fantastisch und hilft bei Problemen schnell weiter.

Integration-Ecosystem

Zapier hat über 5000 Integrationen, n8n „nur“ etwa 400. In der Praxis war das für mich nie ein Problem – alle wichtigen Services sind abgedeckt, und für alles andere gibt es HTTP-Requests oder Custom-Nodes. Aber wer sehr spezielle Nischen-Tools nutzt, könnte hier an Grenzen stoßen.

Konkrete Workflows aus meiner Praxis

E-Mail-Marketing-Automatisierung

Ich betreibe einen Newsletter mit etwa 5000 Abonnenten. Mein n8n-Workflow:

• Überwacht RSS-Feeds meiner Lieblings-Quellen
• Filtert relevante Artikel mit KI-Unterstützung
• Erstellt automatisch Newsletter-Content
• Segmentiert Abonnenten basierend auf Interessen
• Versendet personalisierte E-Mails über verschiedene Provider

Bei Zapier hätte mich das mindestens 6-8 Premium-Zaps gekostet. Mit n8n ist es ein einziger, eleganter Workflow.

Customer Support Automatisierung

Eingehende Support-Anfragen werden automatisch kategorisiert, an das richtige Team weitergeleitet und die Kunden bekommen sofort eine intelligente Erstantwort. KI analysiert die Anfrage und generiert passende Lösungsvorschläge.

Das Ergebnis: 60% weniger manuelle Support-Arbeit und gleichzeitig schnellere Response-Zeiten für Kunden.

Migration von Zapier – Meine Lessons Learned

Die Migration war einfacher als gedacht. n8n bietet Tools zum Import von Zapier-Workflows, aber ich habe die Gelegenheit genutzt, alles von Grund auf neu zu durchdenken. Viele meiner Zapier-Workflows waren over-engineered, weil ich um die Einschränkungen herumarbeiten musste.

Mit n8n konnte ich elegantere, effizientere Lösungen bauen. Was bei Zapier 15 separate Zaps waren, wurde zu 3 intelligenten n8n-Workflows.

Performance und Stabilität in der Praxis

In 18 Monaten hatte ich genau zwei Ausfälle – beide waren auf Probleme mit meinem VPS-Provider zurückzuführen, nicht auf n8n selbst. Die Workflows laufen zuverlässig, und die Performance ist ausgezeichnet. Selbst bei Hochlast-Szenarien (Black Friday mit hunderten E-Commerce-Bestellungen pro Stunde) hat alles reibungslos funktioniert.

Die n8n-Community – Ein versteckter Schatz

Was mich besonders beeindruckt: Die n8n-Community ist fantastisch. Im Discord-Server und Forum bekommt man schnell Hilfe, und die Community entwickelt ständig neue Custom-Nodes. Viele Probleme, die ich hatte, waren bereits von anderen gelöst worden.

Das Open-Source-Ecosystem um n8n wächst rasant. Es gibt mittlerweile über 1000 Community-Nodes für speziellste Anwendungsfälle.

Warum ich n8n jedem empfehle

Nach 18 Monaten intensiver Nutzung kann ich n8n uneingeschränkt empfehlen – aber nicht für jeden:

n8n ist perfekt für dich, wenn:

• Du Kosten sparen willst, ohne auf Funktionalität zu verzichten
• Du komplexe Workflows mit Custom-Logic brauchst
• Dir Datenschutz und Kontrolle wichtig sind
• Du bereit bist, etwas Zeit in das Lernen zu investieren
• Du KI in deine Automatisierung integrieren willst

Bleib bei anderen Tools, wenn:

• Du ausschließlich einfache, lineare Workflows brauchst
• Du keine Zeit für Setup und Lernen hast
• Du sehr spezielle Nischen-Integrationen benötigst
• Dir ein Managed Service wichtiger ist als Kosteneinsparung

Mein Fazit nach 18 Monaten

n8n hat mein Business transformiert. Nicht nur durch die enormen Kosteneinsparungen, sondern vor allem durch die Möglichkeiten, die sich eröffnet haben. Workflows, die bei Zapier unmöglich oder unbezahlbar waren, sind bei n8n Standard.

Die Lernkurve war es absolut wert. Heute kann ich Automatisierungen bauen, die exakt zu meinen Bedürfnissen passen, statt mich an die Grenzen eines SaaS-Tools anzupassen.

Wenn ihr überlegt, n8n auszuprobieren: Macht es! Die Self-Hosted-Version ist kostenlos, und ihr könnt in wenigen Stunden evaluieren, ob es zu euch passt. Falls ihr Fragen habt, schreibt mir gerne – ich teile meine Erfahrungen gerne weiter.

Was kommt als nächstes?

Ich plane, noch tiefer in die KI-Integration einzusteigen und experimentiere gerade mit autonomen Workflows, die sich selbst optimieren. Die Roadmap von n8n verspricht spannende Features für 2025, besonders im Bereich Natural Language Workflow Creation.

Eines ist sicher: Der Wechsel zu n8n war eine der besten Business-Entscheidungen, die ich getroffen habe. Die Kombination aus Kosteneffizienz, technischer Flexibilität und zukunftssicherer Architektur macht n8n zur perfekten Basis für moderne Automatisierung.

Update: Falls ihr Hilfe beim Einstieg braucht oder spezifische Fragen habt, schreibt mir gerne. Ich beantworte alle Fragen zu meinen n8n-Erfahrungen.